Una corretta gestione del tempo può alleviare notevolmente lo stress che grava su di noi, soprattutto nella vita lavorativa. Naturalmente è possibile anche il contrario. In altre parole, anche non riuscire a gestire correttamente il tempo può essere una notevole fonte di stress. Soprattutto di questi tempi in cui la comunicazione e l’accesso alle informazioni sono cambiati in modo incredibile. Ora è necessario tenere il passo con le condizioni in rapido cambiamento. E questo non vale solo per i dipendenti. La gestione del tempo può essere riassunta nell’utilizzo della risorsa di cui si dispone, cioè il tempo, nel miglior modo possibile. In questo caso, una gestione efficace del tempo può essere riassunta in (1) evitare inutili perdite di tempo, (2) svolgere il lavoro che porterà al risultato corretto, (3) il prima possibile. Questa definizione è anche la definizione della parola produttività, ma userò il concetto di gestione del tempo perché ha più significato nella nostra lingua. Quindi, come facciamo le cose che ho menzionato sopra? Soprattutto in un mondo così frenetico e in rapida evoluzione? La risposta a questa domanda potrebbe facilmente riempire un libro, ma vorrei iniziare con i 10 consigli che considero più importanti.
Fissa i tuoi obiettivi: A breve termine (settimanale, mensile), medio Determina i tuoi obiettivi a breve termine (3-4 mesi annuali) e a lungo termine (obiettivi di 2-3 anni e più, ideali, ecc.). Elencarli dal termine più breve al termine più lungo e registrarli su carta o elettronicamente. Non scrivere troppo in dettaglio. Ricorda, stai solo scrivendo i tuoi obiettivi, non tutto ciò che devi fare. Un massimo di 20–25 goal è un buon numero, un numero superiore potrebbe significare che stai diventando troppo dettagliato. Conserva queste cose che hai scritto in un posto a cui puoi facilmente accedere, perché le guarderai almeno una volta al mese e vedrai se stai lavorando per raggiungere questi obiettivi.
Crea le tue priorità in base agli obiettivi che hai stabilito: Gli obiettivi che hai stabilito sopra non devono essere legati alla carriera. Potresti anche aver fissato degli obiettivi per la tua famiglia. Pensa a questi obiettivi come alla tua bussola. Ora, quando inizi un nuovo lavoro, pensa a spendere soldi da qualche parte, ecc. Questi saranno i valori che ti guideranno, questi saranno gli obiettivi che ti prefiggerai.
Crea e usa elenchi:il tuo cervello ricorda tutto . Non è stato progettato per farlo. Se gli dai il compito di ricordare tutto, sprecherai tempo ed energie sui problemi che ha davvero bisogno di risolvere. Quindi scrivi tutto quello che ti viene in mente. È un'idea, un lavoro che devi fare, ecc. potrebbe essere. Per prima cosa, inizia scrivendo gli obiettivi che hai creato sopra. Le liste ti aiuteranno molto nella gestione della tua vita. Ti consente anche di prendere decisioni migliori su dove trascorrere il tuo tempo. Usa carta e penna o un programma elettronico di cose da fare. Non importa cosa usi, qualunque cosa ti sembri facile. Se posso farlo con il mio smartphone, con la mia famiglia ecc. Se vuoi condividere gli elenchi e il lavoro che ho svolto, ti consiglio Wunderlist come strumento facile da usare in turco.
Non essere schiavo di e-mail: riceviamo moltissime e-mail. La maggior parte di noi non ha lavori che richiedono di tenere traccia delle e-mail minuto per minuto. Tuttavia, la maggior parte delle volte ci ritroviamo a controllare costantemente se c'è una nuova posta, con la mano sul mouse o sul telefono. Non è solo il lavoro che arriva con le e-mail. Potremmo anche ricevere posta che potrebbe distrarci e talvolta farci passare ore a navigare inutilmente in Internet. Tuttavia, se dedichiamo almeno una parte di questo tempo agli obiettivi che abbiamo fissato sopra...
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Imposta determinati orari per leggere la tua posta elettronica e controllare la posta in questi volte.
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Disattiva gli avvisi e-mail sul tuo telefono, questo ti distrarrà solo. Se utilizzi un iPhone, puoi impostare la ricezione di avvisi istantanei solo dalle persone che definisci importanti (ad esempio, il tuo capo).
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Non lasciare email nella cartella posta in arrivo dopo averli letti o aver intrapreso l'azione necessaria. Invialo alla cartella archivio con l'opzione Archivio. Lavorare in un'area con centinaia di e-mail causerà distrazione. Conserva solo le email su cui stai lavorando nella tua casella di posta. In questo modo puoi distinguere più facilmente su cosa stai lavorando.
Utilizza un calendario: se è elettronico o cartaceo, assicurati di usarlo e di avere un calendario. Per lavori importanti che richiederanno tempo, ad esempio Prenditi del tempo nella tua agenda per preparare un resoconto di fine anno, aiutare tuo figlio a studiare per un esame, ecc. Non scrivere tutto quello che farai sul calendario. Usa gli elenchi per le tue cose da fare. Lascia del tempo sul tuo calendario solo per le attività che richiederanno molto tempo e ti richiederanno di lavorare indisturbato. Controlla il tuo calendario ogni giorno o il giorno prima e pianifica la tua giornata. Durante la pianificazione, prova a dare la priorità alle attività che ti porteranno agli obiettivi che hai impostato sopra.
Limita l'uso di Internet, in particolare dei social media:Se il tuo il lavoro non è legato ai social media Decidi quante ore vuoi trascorrere su Facebook, Twitter, ecc. durante il giorno e determina determinati orari in cui accedere ai social media. Se lo desideri, puoi anche utilizzare programmi realizzati a questo scopo.
Impara a dire di no: non puoi sempre fare tutto ciò che ti viene chiesto . Prima di dire sì a qualcosa che ti viene chiesto, guarda il tuo calendario e la tua lista. Quanto è inevitabile questo lavoro? E quanto bene questo lavoro serve ai tuoi scopi? Finalizza la tua decisione di dire sì o no dopo aver risposto a queste domande.
La prima cosa che fai al mattino dovrebbe essere "mangia quella rana": "Mangiare una rana" è un modo di dire. Più precisamente, è diventato un idioma dopo l'omonimo libro di Brian Tracy2. Ciò che rana significa qui sono compiti spiacevoli che sono "importanti ma che non vuoi svolgere". La nostra logica è questa: se svolgi il compito più “disgustoso” come prima cosa al mattino, avrai completato il compito più difficile della giornata e ti sarai rilassato prima di mezzogiorno. Quindi mangia quella disgustosa rana come prima cosa al mattino e scoprirai che il resto della giornata sarà più facile e produttivo.
Goditi i tuoi successi: Anche se sono troppo piccoli. Se accadono, notiamo i nostri fallimenti e spesso tendiamo a incolparci per loro. Ma non facciamo lo stesso per i piccoli successi. I nostri risultati devono essere significativi affinché possiamo riconoscerli. Tuttavia, quando realizziamo dei successi, lavoriamo più motivati e abbiamo la possibilità di ripeterli. In questo modo, forniamo una gestione più efficace del tempo e della produttività. Anche se ti sembra ridicolo, puoi realizzare qualcosa che prima non potevi realizzare. Quando lo fai, notalo e congratulati con te stesso.
Adotta delle routine nella tua vita. Crea determinate routine prima di iniziare a lavorare, quando ti svegli la mattina o prima di lasciare il lavoro. Queste routine non devono essere molto complicate, ma ti prepareranno per il lavoro e ti renderanno più facile "spegnere l'interruttore" e passare alla modalità di vita privata dopo il lavoro. Ad esempio, vorrei condividere la mia routine mattutina. Questa routine che scriverò è una routine che seguo dopo essere arrivato in ufficio. Naturalmente, non è sempre possibile implementare questa routine. A volte potrebbero esserci cose di cui devi occuparti non appena arrivi al lavoro. Tuttavia, ho anche visto che cercare di implementarlo il più possibile è vantaggioso per me.
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Bevi il tuo caffè mattutino.
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Guarda rapidamente le notizie.
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Guarda rapidamente le e-mail. Se c'è un'e-mail importante, salvala nel tuo programma di cose da fare per rispondere. (In questa fase, non mi interessano le e-mail che non sono importanti. Se utilizzi Gmail, la funzionalità di Gmail di presentare le e-mail dividendole in schede torna utile qui. Guardo solo le e-mail in la scheda principale. Non guardo le schede come Acquisti, Forum, Social media.)
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Controlla il calendario.
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Rivedi le cose da fare e decidi approssimativamente cosa vuoi fare oggi.
La gestione del tempo e della produttività è un'area a cui non viene data molta importanza il nostro Paese. Tuttavia, non solo può aiutarti a svolgere molto lavoro in breve tempo, ma anche a ridurre significativamente lo stress quotidiano perché organizza ciò che vuoi fare.
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